使用Jira作流程管理

 

1. 前言

JIRA是有名的SCRUM管理軟體，近年來流行使用Agile的方式來進行專案開發，但我們今天不會使用JIRA作專案管理使用，而是上面還有流程管理的工具，可以用來作為客服人員、QA人員等流程管控使用。

2.使用說明：

先到提供JIRA的ATLASSIAN上申請試用https://www.atlassian.com/，可以有7天試用期，可以選擇下載到本機或是在網路上試用。

試用的類型包含三種：Jira Software、Jira Software + Document與Jira Software + Help Desk。Jira Software顧名思義就是單純試用Jira；Documentation就是加上Confluence，可以用來作為知識管理；Help Desk則是加上Service Desk的套件，作為客服人員使用。

 

我們今天不會使用額外的套件，會針對Jira作基本操作與設定作說明。因此，只需要下載Jira Software即可，流程管理的內容已足夠一般使用。

 

前面說過，Jira不僅可以做為專案管理使用，也可以拿來作流程管控，包含：

l   任務追蹤

l   流程控管

l   文件管理

l   人員招募

l   文件審核

l   備料追蹤

l   採購管理

 

也就是說，舉凡需要用流程定義的作業，jira都可以使用，若套用後不合用也可再修改流程來符合使用情境。

 

  確定好使用範圍，便可點選試用try for free。

 

 在此建議可以下載至本機，方便設定系統，如果試用後要轉正式使用，也較不會擔心資料外流問題。

 

下載後使用安裝精靈一鍵安裝

 

試用建議使用快速安裝，採用系統預設值，比較不會發生無預期錯誤。

 

 安裝後，預設開啟的HTTP埠號為8080，RMI為8005。

 

系統會產生License Key，確認到期後終止使用。

 

 

完成初步設定後可以開始使用了

 

 

  首先是歡迎畫面

 

 選擇開啟新專案，專案種類可分為軟體類與業務類，在此我們選擇流程管理process management。 

 

 選定後，系統會開啟預設的資料流，包含幾個狀態：流程中IN PROCESS、審核中UNDER REVIEW、取消CANCELLED、拒絕REJECTED、核准APPROVED和完成DONE。

 

 確認後，選定作業名稱，我們使用Help Desk，系統會使用開頭前兩個字HD當作縮寫Key，一切無誤後就可以登入了。

 

 登入Jira畫面

 

 登入後，系統會使用預設的系統儀表版System Dashboard，標示與我相關的工作與公司活動。

 

 導覽列主要是這些設定：

1.       儀表版Dashboard，用來設定每個人員或公司首頁的儀表板。

 

2.       專案Project，可以瀏覽專案的設定。若為一般使用者，則只能瀏覽授權給我的專案。

 

3.       議題Issue，開啟流程或更改流程狀態，例如前面所說的開單、審核或結案等。可以在這裡改變狀態，也可以找尋工作，或者將尋找的結果輸出等。

 

4.       看板Board，可以定義工作中使用的看板與內容

 

 

5.       幫助

 

6.       系統設定，包含系統管理、專案、議題與使用者管理等。

 

 進入專案管理的頁面，可以選擇的設定包含議題種類、版本管理、工作流程、使用元件、角色、輸入畫面、欄位、權限、優先權、通知、設定與整合其他開發工具等。

 

 我們先進入工作流程頁面

 

 點選OPEN節點，可以看到使用類別為To Do，我們可以更改ISSUE的狀態。類別也可以重新定義，但所有的類別為系統共用，調整後有可能影響其他系統。

 

 點選流程所代表的線

 

 

 流程代表為兩個節點間的狀態，例如OPEN-IN PROGRESS。流程可以有許多相關的設定，例如：trigger、條件、核定與發佈功能等。

 

 這裡我們點選condition條件，可以設定誰有權限核准、拒絕等權限。

 

 

側邊功能列功能還包含彙總

 

 議題ISSUE

 

 報表

 

 

 其他功能，包含專案捷徑、專案的設定等

 

 Jira提供的報表，包含時間軸、解決/未解決報表、圓餅圖、最近開啟ISSUE、解決時間、分類報表等等，不足的話，系統也提供客製功能，讓使用者依需求定義。

 

 

 舉例來說，當使用解決/未解決報表時，系統會要求你定義區間、時間區間、要不要合計、要不要版本的資訊。確定好以後，按下一步進行確認。

 

 

設定好了以後，現在我們可以來建立工作議題(ISSUE)了。

 

填寫工作議題相關內容，包含專案、型態、摘要、報告人等。

 

專案名稱可以自定義、型態預設為任務(Task)、摘要Summary與報告人Reporter都是必填，到期日與描述可填可不填，確認後送出。

 

 從議題ISSUE來看，可以看到現在的狀態。建立後，會依照流程步驟進行。

 

 步驟OPEN後，進入IN PROGRESS的狀態，後續的流程定義由工作流workflow決定。

 

 

 下面來看個人化儀表版的定義，使用者可以定義自己想要的內容。

 

 系統預設範本會保留兩個欄位供報表填入，使用者可以拖拉進儀表版畫面。

 

 

 報表內容可以新增gadget，Jira提供31種預設報表。

 

 

 儀錶版完成後，可以定義資料欄內容，比如期間、日期、或過濾器等等。

 

 完成後，可以看到我的預設儀表版。

 

以上就是針對Jira作簡單的流程介紹，包含下載、使用、定義與自定義儀表版。建議可以下載後，依照需求設定，感受自動化流程的作業。