如何運用Trello借力使力完成工作

想分享實際在工作上因需要而萌生的小發明。

不可否認的是，好點子總是為了解決枯燥繁瑣的事而萌生。

自從去年中開始接觸了一個新朋友，Trello，也許你早已認識它。剛開始為了想認識它，拜讀不少中、英文相關文章。對於有興趣的Google的擴充功能，也試用過不少，然而它的申請、操作都不是本篇我所要說的，想分享一些進階的應用。

首先，談談我都會怎麼應用Trello的優點好了，

1. 紊亂的資訊可分門別類地放置。(嗯!就是當便利貼用...)

    生活中，如果「想提醒晚歸的家人有飯菜」我們會貼在「冰箱」上，天然瓦斯公司「提醒用戶要記得填寫度數」會貼在「大門」上，所以「提醒自己有甚麼代辦事項」，也一樣可以貼在「Trello」上。差別是，你可以依照自己的業務，可以再做更細的分類（只要運用Trello的「列表」來達成即可）。

2. 每日工作記事。 (像是需要做的事、需要問的事、不小心發現的BUG)

   因為零碎的事太多，又怕自己漏掉的時候（只要運用Trello的「卡片」來達成即可）。

3. 單一功能或特定文件的相關事項。(一種版本控管的概念…)

   因為不管事需求分析階段、開發階段都會不停地修改修改又修改，所以集中放置不但相關人員方便參考，事實上放在一起也便於回朔歷程或追蹤最新資料。

4. 就是本文章中的重點，也是本人獨創的用法。(嚴格說也是為了無腦又無誤地完成「每周修改進度統計」與「每周部版程式支數統計」而誕生的...) 

   這是依照同一功能或修改項目所做的，每周修改進度統計(目前為止的Trello卡片數量、處理的狀態) (某些資訊不方便顯示，已隱藏處理...) 

   這是每周修改進度統計與上版資訊(上版的版號、上版的「修改項目」編號)

下面聽聽我是如何運用Trello與搭配Excel做出來的吧!

解任務起手式–規劃「修改項目」的生命週期：

先規劃Trello的「列表」當做「修改項目」卡片的狀態列，當「修改項目」卡片狀態變化時，移動到相對應的狀態「列表」之下，共七個狀態：

♦ 0待分配或待釐清

♦ 1已分配

♦ 2待測試

♦ 3待驗證

♦ 4待交付

♦ 5交付上版

♦ 問題結案

解任務分解式–建立「修改項目」的範例卡片：

♦  卡片名稱，先放「修改項目的編號」，後方是「修改項目」屬於哪一類修改。

《》內放置「功能名稱」；

【】內放置「子公司之間的共同修改項目」；

『』內放置「系統內跨功能之間的共同修改項目」；。

♦  描述框，之中放置「修改項目的相關資訊」。

♦  建立範例卡片後，通時也可以用來記錄「修改項目的編號」用到幾號，以及按下「從範本建立卡片」後，提醒卡片名稱的命名的規則。

   看看該「修改項目」是屬於目前已建立的哪個「功能名稱」、「子公司之間的共同修改項目」或是「系統內跨功能之間的共同修改項目」後，填入內容。

   也看看「修改項目」的編號，填入內容。這樣就完成卡片的名稱編訂。

解任務分解式–移動「修改項目」卡片：

♦  依照「修改項目」的狀態，移動到相對的狀態「列表」之下。並且更新「描述框」內的日期或說明。

開始解任務：

1. 每個星期五，首先匯出所有卡片資訊到Excel後(排除「問題結案」狀態)，稍作以下的整理，工作表更名為「Trello Export」：

♦ Index(非匯出的欄位)：卡片名稱中拆出「修改項目的編號」，其設定語法為：

=LEFT(E2,SEARCH(" ",E2,1))

♦ Card Status：卡片的狀態 = Trello的「列表」名稱。當值為「5交付上版」時，我們在「Trello Export工作表的I欄位補上「當周的上版日」。

2. 新增一個工作表更名為「統計」

♦ A欄位：目前建立的所有「功能名稱」、「子公司之間的共同修改項目」或是「系統內跨功能之間的共同修改項目」，並在前後包夾「星號」。 A欄位未來做與「Trello Export」工作表的E欄位(Card Name)的字串比對組。至於前後包夾的「星號」，其用途是類似SQL的%。

♦ 卡片數量：卡片經過比對，結果歸屬前方B欄位(修改項目)的加總數，其設定語法為：

=COUNTIF('Trello Export'!E$2:E$68,統計!A2)

♦ 處理中：卡片歸屬「修改項目」的「狀態」= Trello的「1已分配」列表與「2待測試」列表，其設定語法為：

=卡片數量- Suspend -待驗證-待交付-已交付

♦ Suspend：卡片歸屬「修改項目」的「狀態」= Trello的「0待分配或待釐清」列表，其設定語法為：

=COUNTIFS('Trello Export'!E$2:E$68,統計!A2,'Trello Export'!C$2:C$68,"*Suspend*")

♦ 待驗證：卡片歸屬「修改項目」的「狀態」= Trello的「3待驗證」列表，其設定語法為：

=COUNTIFS('Trello Export'!E$2:E$68,統計!A2,'Trello Export'!B$2:B$68,"*待驗證*")

♦ 待交付：卡片歸屬「修改項目」的「狀態」= Trello的「4待交付」列表，其設定語法為：

=COUNTIFS('Trello Export'!E$2:E$68,統計!A2,'Trello Export'!B$2:B$68,"*待交付*")

♦ 已交付：卡片歸屬「修改項目」的「狀態」= Trello的「5交付上版」列表，其設定語法為：

=COUNTIFS('Trello Export'!E$2:E$68,統計!A2,'Trello Export'!C$2:C$68,"*已交上版檔*")

♦ 上版的編號：等同於此次上版的「修改項目」有哪些「修改項目」的編號，其設定語法為：

=IFERROR(INDEX('Trello Export'!A$1:A$68,SMALL(IF('Trello Export'!I$1:I$68=統計!$J2,ROW('Trello Export'!A$1:A$68)),ROW('Trello Export'!A1))),"")

日後，匯出Trello資訊後，貼入「Trello Export」工作表，「統計」工作表的內容就會因設定好的語法，自己連動改變。稍做微調上版資訊後(把S欄位最後一個儲存格按住並且下拉，直到拉到沒有內容值出現時，代表已經沒有此次上版的「修改項目的」編號了)，就會自動會出現本次上版的「修改項目」編號。

由於Excel的函數說明可參考官方文件或其他的網站分享，足以幫助你了解函數的定義。

(本篇主要是經驗分享，不是Excel的函數大補帖，就不多贅述了。)